Gérer vos réunions de manière intégrative

Un peu similaire aux paradoxes de la 4ème dimension ‘The twilight zone‘, la réunion est l’espace temps au sein duquel il existe une immense richesse en terme de diversité, de partage et de rassemblement.
Pourtant elle est également, la plupart du temps, un gâchis énormeen terme de temps et d’énergie.Ce paradoxe, au sein des organisations, est tellement courant qu’il en est presque devenu une fatalité.
Il n’est pas rare de voir des réunions particulièrement inefficaces et qui génèrent une grande frustration pour la plupart des participants.

Il est alors étonnant de constater que rien n’est spécialement mis en oeuvre pour que cela change.

La conséquence première étant de re-planifier encore et encore des réunions pour compenser le manque d’efficacité des précédentes, ce qui entraine la pathologie de « réunionnite aiguë ».Vous souhaitez sortir du monde de l’étrange ?

Il existe des solutions simples, pragmatiques et faciles à mettre en place pour booster à la fois l’efficacité des réunions, l’intelligence et la créativité du groupe ainsi que la motivation de tous les participants.

Une réunion fonctionne selon son propre système de valeurs. Et selon le type de réunion, certains systèmes de valeurs sont plus appropriés et fonctionnels que d’autres.

Par exemple, dans le cas d’une réunion de recadrage suite à des débordements, il peut être assez sain d’établir un système BLEU, cadrant et normalisant. Par ailleurs, dans une réunion de créativité, trop de cadre et de règle, toujours BLEU, risque d’empêcher l’émergence de nouvelles idées. Ainsi, un système ORANGE, orienté objectif, VERT, consensuel, ou JAUNE, intégratif et créatif, sera plus à même de satisfaire les ambitions de la réunion.

« Tout d’abord, qu’est-ce qui ne va pas dans mes réunions ? »

Trop ou pas assez d’un système de valeurs… et c’est toute la réunion qui peut basculer vers l’inefficacité la plus totale.

Quelques exemples ?

Trop Pas assez
Les participants manifestent des rapports de pouvoir assez évidents. Des poings qui tapent sur la table, des portes qui claquent, des tons de voix élevés. Des noms d’oiseaux qui volent. Jamais de décision ou de plan d’action ne se dégagent des réunions. Il n’y a pas d’énergie ou de volonté profonde de faire avancer les choses.
La hiérarchie est écrasante et personne n’ose manifester un point de vue authentique et proposer des nouvelles idées. Il n’y a aucune structure, aucun processus. Les idées et opinions fusent dans tous les sens sans queue ni tête. Les avis changent tout le temps, les décisions ne sont pas tenues ou implémentées.
Chaque participant à son propre agenda et passe plus de temps à vendre ses idées qu’à réellement contribuer au bon fonctionnement de la réunion. Il n’y a pas d’objectif clair, voire même pas d’ambition. Le groupe ne se remet pas en question et se contente d’un fonctionnement médiocre. Pas d’enjeux, pas de punch, pas de rêve et encore moins de performance.
Le groupe est lourd et la prise de décision est lente. Tout le monde s’exprime sur tous les sujets et l’opinion personnelle l’emporte sur la pertinence de la connaissance ou de l’expérience. Les idées sont la plupart du temps imposées et non co-construites par tous les membres. Il n’y a pas d’écoute, d’expression des ressentis qui sont la clé d’une grande richesse. Les décisions sont particulièrement contestées.

 

Pour en savoir plus sur les différents systèmes de valeurs (pictogrammes ci-dessus), voir Les Valeurs Dynamiques

 

Qu’est-ce qu’une gestion intégrative de réunion ?

Pour qu’une réunion soit efficace, elle doit certainement satisfaire un ensemble de systèmes de valeurs. Elle doit:

  • permettre de décider et d’agir
  • se dérouler selon une certaine rigueur pour tenir l’agenda et respecter chaque participant
  • être focalisé sur des objectifs concrets et pragmatiques et nourrir la créativité et l’agilité
  • être respectueuse du point de vue de chacun

La dynamique participative est une méthode particulièrement aboutie pour réaliser les ambitions d’une gestion de réunion intégrative.
La dynamique participative provient de la sociocratie qui est un modèle de gouvernance créé aux Pays Bas.

Que mettre en place rapidement pour optimiser sensiblement mes réunions et de manière intégrative ?

Voici quelques préceptes de la dynamique participative que vous pouvez facilement mettre en place si ce n’est déjà fait:

  • distribuer les responsabilités au sein du groupe en faisant nommer un secrétaire et pourquoi pas un animateur ?
Le partage des responsabilités permet une plus grande implication des membres. Plusieurs rôles, la plupart du temps gérés par le manager sont distribuables. Le secrétaire a notamment en charge la préparation de la réunion, l’envoie de l’agenda, la prise des minutes, le soutien de l’animateur par la gestion du temps et l’éventuel utilisation d’un paper board. L’animateur, quant à lui, a la responsabilité de la gestion du processus de la réunion. Il participe sur le contenu, au même titre que les autres, mais anime l’exécution de l’agenda, la gestion de la parole et la prise de décision.

 

  • instaurer une prise de parole circulaire
Le mode circulaire correspond au « bâton de parole » utilisé dans certaines tribus. Il consiste à permettre à chaque participant de s’exprimer chacun son tour en faisant un tour de table. Cela permet de créer un espace de parole pour chacun, invitant les plus expressifs à laisser de la place aux autres et aux plus réservés à s’exprimer. Ce mode a également l’avantage d’éliminer le problème de débat. En effet, dans un mode circulaire, chacun parle à tour de rôle sur un thème central défini, il n’y a pas de débats d’idées accaparés souvent par 2 ou 3 protagonistes. Pour un fonctionnement optimal, il est important qu’un tour de parole soit consacré à la réponse à une seule question simple, quitte à enchaîner plusieurs tours de parole pour traiter un sujet complexe.
Exemple simple pour la présentation d’une proposition et le recueil d’opinions:
1- l’auteur présente sa proposition
2- un tour de table où chacun est invité à poser des questions si quelque chose n’est pas clair. L’auteur répond directement aux questions posées par les participants. On parle alors de tour de clarification
3- un tour de table où chacun est invité à exprimer son ressenti
4- l’auteur amende sa proposition en fonction du ressenti exprimé par les autres participants
  • prévoir un agenda communiqué avant la réunion et des minutes simples distribuées après la réunion
L’agenda doit être impérativement communiqué avant la réunion afin de préparer chaque participant à ce qui va se passer. Les minutes de la réunion doivent être établies, elles ne doivent pas être nécessairement longues et reprendre toute la réunion. Je préfère, par exemple, utiliser le terme de « best off » à celui de minutes, dans lequel on va retrouver les décisions prises et les grandes informations uniquement.

 

  • préparer la réunion entre le manager, l’animateur et le secrétaire
Partager la responsabilité en impliquant les différents rôles d’animation dans la préparation de l’agenda peut s’avérer très fructueux. Une petite réunion, très courte, pour définir à trois les sujets à traiter, l’ordre de priorité, etc… permet d’asseoir la pertinence de l’agenda de manière encore plus légitime, auprès de tous les participants. Ce dernier bénéficiera également des bonnes idées de chaque acteur, sans avoir à impliquer l’ensemble de l’équipe.

 

  • distinguer dans l’agenda les 4 types de sujets suivants: Information, Décision, Coordination, Réflexion
Que ce soit à la préparation et dans l’exécution de la réunion, il est essentiel de définir et différencier les types de sujet:

    • Information: Une personne donne une information sur un sujet, soit cela n’appelle pas de commentaire, soit on peut éventuellement faire un tour de clarification et de ressenti.
    • Décision: Une personne présente une proposition mature que le groupe aura reçu avant la réunion pour se familiariser. Sur base de cette proposition, le processus de décision propre à ce groupe est utilisé: Autocratique, Démocratique, Consensus ou Consentement sont les 4 modes principaux de prise de décision.
    • Coordination: Un statut est réalisé par chaque participant porteur d’une action, projet ou autre responsabilité. Des décisions opérationnelles sont éventuellement prises.
    • Réflexion: Une problématique est traitée en utilisant la réflexion du groupe. L’objet est de réaliser une proposition d’action concrète pour adresser la problématique. Différents processus de brainstorming et de préparation de proposition peuvent être utilisés à ce stade.

Ces quelques préceptes de la Dynamique participative permettent à travers un peu de rigueur, le partage des responsabilités et le respect de chacun, d’intégrer les différents systèmes de valeurs en soutien d’une gestion de réunion efficace et motivante.

Cette méthode, déployée au quotidien dans de nombreuses organisations, apporte des résultats impressionnants de part sa mise en pratique simple.

J’ai eu l’occasion de mettre ces quelques préceptes, et bien d’autres, en pratique dans des entreprises très différentes, que ce soit en terme de taille et de culture. J’ai pu constater dans tous les cas, sans exception, une amélioration significative du fonctionnement et un développement de l’enthousiasme des participants.

Sortir de l’étrange est possible, bienvenue dans la dimension intégrative !

Source: Contenu créé et rédigé par Lionel Barets en avril 2012

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